工程项目完工后，结算环节往往是纠纷的高发地带。发包方与承包方各执一词，争议焦点常常落在一个看似简单的问题上：谁有权代表公司签署结算文件？一份由现场项目经理签字的结算单，是否对公司具有法律约束力？2024年，某省高级人民法院审结的一起建设工程施工合同纠纷案，将这一问题的答案推向了行业关注的焦点。
一个签名引发的300万争议
2021年，某建筑公司（承包方）承建了一处商业综合体项目。工程竣工验收后，承包方与发包方就工程价款产生分歧。承包方提交了一份由发包方项目负责人张某签署的《工程结算确认单》，载明结算总价为6800万元。发包方对此不予认可，主张张某仅是项目现场协调人员，无权代表公司进行结算确认，公司内部授权文件明确显示，只有分管副总裁以上的管理人员才有权签署结算文件。发包方认为，该结算单只能作为参考，双方应按合同约定的审计程序重新核定工程价款，审计结果为6500万元，相差300万元。
案件的戏剧性在于，张某在项目两年多的施工期间，一直是发包方派驻现场的主要对接人，所有现场签证、进度款申请、设计变更通知等文件均由张某签字确认，承包方有充分理由相信张某具有相应权限。承包方据此主张，张某的行为构成表见代理，其签署的结算单对发包方具有法律约束力。
表见代理制度在结算场景中的司法认定
本案的核心法律争议在于，张某签署结算确认单的行为是否构成表见代理。根据《民法典》第172条规定，行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后，仍然实施代理行为，相对人有理由相信行为人有代理权的，代理行为有效。
司法实践中，法院通常从两个维度进行审查：一是权利外观的客观存在，即相对人是否有合理依据相信行为人具有代理权限；二是相对人是否尽到了合理注意义务，即相对人在交易中是否善意且无过失。
本案中，承包方提交了两年间由张某签字的近百份工程联系单、进度款支付申请书等文件，这些文件均被发包方盖章确认并实际履行。法院认为，发包方在长期交易中默示认可了张某的签字权限，形成了足以让外部合作方信赖的权利外观。同时，案涉结算单的与工程实际完成情况、第三方造价咨询机构的初步数据基本吻合，承包方在签署时已尽到了基本的审查义务。
最终，法院认定张某签署结算确认单的行为构成表见代理，判决发包方按6800万元的结算价支付工程款。这一判决结果，直接让承包方挽回了300万元的经济损失。
司法裁判对企业内控体系的层层拷问
这起案件给企业法务和管理者带来了多重启示。开头说，公司的内部授权制度不能停留在纸面上。很多企业制定了严格的授权管理办法，甚至明确列举了“未经授权人员签署文件无效”的合同条款，但如果实际经营中长期未严格执行，法院更倾向于关注实际交易习惯而非内部规定。
接下来，表见代理的构成要件判断中，相对人的“合理信赖”往往是法院保护交易安全的重要考量。当工程现场人员在长达数年的项目周期中持续代表公司行使职权，外部合作方对该人员权限的信任在司法上具有正当性。企业试图在结算环节突然以“超越权限”为由否定此前默示认可的签字效力，很难获得法院支持。
从另一个角度看，该案对承包方同样具有警示意义。虽然承包方赢得了本案，但胜诉的核心原因在于其有意识地保留了近百份张某签字的项目文件作为证据链。如果承包方在合同履行过程中没有系统留存这些关键证据，诉讼结果很可能截然不同。在工程结算纠纷中，“谁主张谁举证”的规则决定了证据量级往往直接影响裁判走向。
证据管理的三个实务落点
基于司法裁判逻辑，企业在工程结算环节的合规要点主要集中在三个方面：其一，发包方应在项目启动时以书面形式明确授权人员的范围，并将授权文件送达所有合作方；同时在项目过程中定期更新授权清单。其二，承包方应养成“逢签必留”的工作习惯，特别是涉及价款确认、工期变更、工程量核定的关键文件，应当要求对方有权签字人签署并加盖公章，同时留存原件或高清扫描件。其三，双方在合同中可约定结算确认的特别程序，如“结算文件需经双方法定代表人或授权代表人共同签署并加盖公章后方可生效”，明确排除现场人员单独签署的效力。
工程结算从来不是一个简单的数字游戏，而是一场证据与规则的博弈。当结算单上的那个签名牵动着数百万甚至上千万的利益时，每一家企业都应当重新审视自己的授权管理体系和证据留存习惯。司法裁判的价值，不仅在于解决个案纠纷，更在于通过明确的规则导向，倒逼市场主体建立更规范、更透明的合作秩序。
